AIを「なんとなく試したことがある」から「業務で毎日使っている」状態にするには、具体的な使い場面を決めることが大切です。
「AIは大企業が使うもの」「難しい設定が必要そう」というイメージを持っている方もいますが、ChatGPTやClaudeは今すぐブラウザから使い始めることができ、小規模事業者でも十分活用できます。
ここでは、プライスレスが実際に業務で使っている場面を中心に、始めやすいAI活用の具体例を紹介します。
始めやすい8つの業務場面
1. メール文章の下書き
「こういう内容を伝えたいが、どう書けばいいか分からない」という場面でAIが役立ちます。
状況と伝えたい内容を箇条書きで貼り付けて「丁寧なビジネスメールにしてください」と指示するだけで、下書きが出てきます。特に「断りのメール」「クレーム対応メール」「依頼メール」のようなデリケートな文章は、AIに初稿を出してもらうことで精神的な負担が減ります。
2. ブログ記事の下書き作成
テーマと伝えたい内容の箇条書きを渡して「2000字の記事に書き直して」と指示すると、構成が整った下書きが出てきます。
そのまま使うのではなく、自分の実体験・数字・言い回しを加えて書き直すことで、オリジナルの記事になります。全部を書くよりはるかに時間が短縮できます。
3. SNS投稿案の作成
「〇〇についてInstagram用に300文字の投稿を書いて」という指示で、投稿文の案が出てきます。
複数のバリエーションを出してもらってその中から選ぶ使い方も有効です。投稿テーマだけ決めてあとはAIに任せることで、ネタ切れしにくくなります。
4. 議事録・会議メモの整理
会議中に取ったメモや、音声認識アプリで文字起こしした内容を貼り付けて「議事録にまとめてください。決定事項・TODO・未解決事項を整理してください」と指示すると、整理された議事録になります。
会議後に自分でまとめていた時間が大幅に短縮できます。
5. 社内マニュアル・手順書の作成
「〇〇の作業手順を、初めての人でも分かるようにマニュアル化してください」と指示すると、分かりやすい手順書の初稿ができます。
担当者の交代・アルバイトへの引き継ぎ・業務の標準化など、マニュアル作成が必要な場面で役立ちます。
6. FAQ作成
サービスや商品についてよくある質問と回答のセットを作りたいとき、「このサービスについて、お客様がよく持ちそうな疑問を10個挙げて、回答も書いてください」と指示すると、FAQ案が出てきます。
自分では気づかない疑問を網羅してくれることも多いため、FAQページの充実に役立ちます。
7. 商品説明文の作成
ECサイトの商品説明文の量産に使えます。「この商品の特徴は〇〇です。ターゲットは△△です。購入を迷っている人向けに説明文を書いてください」という形で指示すると、説得力のある説明文の初稿ができます。
複数のバリエーション・複数の商品に対して効率的に説明文を作ることができます。
8. 企画書・提案書の構成づくり
「〇〇を提案するための資料を作りたい。どんな構成にすべきか整理してください」という形で使うと、構成案と各セクションの要点が出てきます。
ゼロから構成を考えるよりも、AIが出した構成に沿って内容を埋めていく方が、作業が進めやすくなります。
AIを使う上で大切なこと
人が確認する前提で使う
AIが出した文章をそのまま使うのではなく、必ず人間が確認・修正する前提で使うことが重要です。AIは事実と異なる内容を自信満々に書くことがあります（ハルシネーションと呼ばれます）。数字・固有名詞・専門的な情報は特に確認が必要です。
プロンプトを整備する
同じ業務で繰り返しAIを使う場合、指示文（プロンプト）をテンプレートとして保存しておくと効率的です。「SNS投稿テンプレ」「メール下書きテンプレ」のように整備しておくことで、使うたびに指示を考える手間が省けます。
社内での使い方ルールを作る
複数人でAIを使う場合、「AIが出した文章は必ず確認してから使う」「個人情報や機密情報は入力しない」といった基本ルールを決めておくことが大切です。特に顧客情報や社外秘の情報の取り扱いには注意が必要です。
まず1つの業務に絞って始める
「いろんなことに使えそう」と思うと、かえって何から始めるか分からなくなります。
まず1つ、「この業務だけAIに任せる」と決めて使い始めることをおすすめします。例えば「SNS投稿文の下書きはAIに頼む」「週次レポートの整理はAIで」というように、具体的な業務に紐づけると定着しやすくなります。
プライスレスで相談できること
AI業務効率化支援では、どの業務にAIを使えばよいかの整理から、実務への組み込み・定着支援まで対応しています。
「試してみたけど使いこなせていない」「何から始めればいいか分からない」という段階からご相談いただけます。高額なツールを勧めることはせず、今使えるツールで成果が出る方法をお伝えします。
AIを自社業務に落とし込みたい方は、AI業務効率化支援のページをご覧ください。支援ケースでも実際の活用事例をご確認いただけます。
よくある質問
- Q. ChatGPTとClaudeはどちらを使えばいいですか？
- 用途によって使い分けることをおすすめしています。ChatGPTは広く普及しており情報が多く、Claudeは長い文章の整理や自然な文章生成が得意です。どちらかに絞る必要はなく、業務に合った組み合わせで使うのが現実的です。
- Q. AIを使うと文章の品質が落ちませんか？
- AIはあくまで「下書き・補助」として使い、最終確認と手直しは人間が行う前提で使うことが重要です。「AIが書いたものをそのまま使う」のではなく、「AIに初稿を出してもらい、自分の言葉で仕上げる」フローにすることで品質を維持できます。
- Q. 無料でも使えますか？
- ChatGPTは無料プランでも基本的な機能が使えます。より高精度なモデルを使いたい場合は月額20ドル程度の有料プランが必要になります。まずは無料プランで試してみて、使える場面を確認してから有料プランを検討するのがおすすめです。